クラウド会計「大蔵大臣®」の応研株式会社。大規模ネットワークでの基幹業務対応ソリューションを提案いたします。

ICT活用工事＆働き方改革で人手不足解消・イメージアップ

同社では工事全体の管理を行う施工管理をメインに手がけ、1級土木の資格を持つ技術者が多い事から工事を幅広く受注できる強みがあります。一方で人手不足という課題を抱え、3〜4年前から働き方改革に注力しています。

「ドローンなどによるICT技術を活用する事で、以前は4〜5人がかりで実施していた測量も1人でできる時代になりました。人力での作業をICT技術に取って代わってもらい、人手不足に対応しています。」（田中氏）

さらに完全週休二日制の導入で、年間休日が125日に増加。労働環境の改善とイメージアップを目指しています。

「ワークライフバランスはもちろんですが、建設業界の3K（きつい・危険・汚い）のイメージを払拭したいという側面もあります。弊社では施工管理をメインとしていますので、先の取り組みや事業内容をしっかり説明し、こうしたイメージを変えていければと考えています。」（伊藤氏）

給与明細・証憑保管のペーパーレス化のため、スマート大臣を導入

総務部
田中 大輔 氏

業務のペーパーレス化に取り組む同社では、給与明細の電子化のため『スマート大臣〈明細配信〉』を導入。以前から使用していた『給与大臣』のデータがそのまま連携し、クラウド上でデータ保管・自動配信できる点が決め手でした。

「明細の印刷や封入、仕分け、各社員・離れた現場への発送などを1人で担当していたので、時間がかかっていました。手作業によるミスも不安だった事から、サービス導入に踏み切りました。」（田中氏）

電子帳簿保存法による、電子取引のデータ保存義務化への対応にも苦慮していました。

「これまでは電子データで受け取った証憑はすべて印刷して紙で保存していました。それらをデータ保存する方法として、外部サービスは使わず自力で管理する事も検討しましたが、離れた事業所と事務処理のやり方がずれてしまうと困りますし、サービスで一元的に管理した方が良いと判断しました。一年にどれぐらいのデータ容量になるか全く想像がつかなかったため、複数の証憑保管サービスを比較検討し、運用中でも容量を増やす事ができる『スマート大臣〈証憑保管〉』を導入しました。たくさん集まったレシートを電子化する時に、自動でテキスト化してくれるAI-OCRオプションもポイントです。」（伊藤氏）

スマート大臣〈明細配信〉：作業がスピーディーに＆コスト削減

総務部
伊藤 美由紀 氏

『スマート大臣〈明細配信〉』導入後は給与明細の印刷・発送作業が一気になくなり、かかる時間が大幅に短縮。用紙・印刷代などのコストも削減できました。

「今までの作業は何だったんだろう・・・と思うぐらい作業を速く終えられるようになりました。これまでは社員の目に触れないよう、人のいない時間帯に発行業務を行っていたのですが、それを気にする必要がなくなり、社員が紛失した明細を再発行するといった負担もなくせます。」（田中氏）

メール配信・マイポータルでのweb閲覧のいずれか、社員が事前に希望した手段で明細を確認。速く確実に明細を届けられる点が評価されています。

「電子データに慣れない社員もいるので、電子化のメリットを理解してもらうためにも直接しっかりと説明を行いました。数名を除き、すべての社員から同意を得て明細を電子化できています。」（田中氏）

本サービスでは、一部社員に今まで通り紙の明細を発行する事も可能。社内方針に合わせて柔軟に運用できます。

「一方的にペーパーレス化を進めると社員も抵抗があると思うので、なるべく負担がかからないような方法で導入できればと考えました。」（伊藤氏）

スマート大臣〈証憑保管〉：紙の書類をデータ保存・仕訳紐付けも

『スマート大臣〈証憑保管〉』を導入して間もない同社では、本稼働準備として社内で扱う書類を洗い出し、データ保存に切り替える体制を整備しています。

「弊社で取り扱いが多いのが注文書、注文請書、請求書、領収書なのですが、それぞれどのやり取りが電子取引に該当するかを確認している段階です。例えば国土交通省と受注時に交わす電子契約は電子取引だと分かるのですが、FAXで、受信した情報を紙ではなくデータで保存する場合も電子取引になりますので、『これも電子取引なの？』という声が社内でもあがると思います。社内でも理解を深めた上で証憑をアップロードできるよう、交通整理というか、統制するのが重要だと考えています。」（伊藤氏）

義務化される電子取引だけでなく、任意とされているスキャナ保存も運用する意向です。

「SDGsの一環としてペーパーレス化に取り組んでいますので、紙で受け取った書類もスキャン、または撮影データで保存する準備を進めています。」（伊藤氏）

「最近導入した会計システムについても、ゆくゆくは仕訳データを『スマート大臣〈証憑保管〉』と紐付けたいですね。」（田中氏）

年調申告のペーパーレス化を検討。さらなる業務効率化を図る

今後は、年末調整業務のペーパーレス化を見据えています。

「『スマート大臣〈年調申告〉』の導入を検討しています。『給与大臣』と社員・家族情報を連携でき、社員自身が入力できる仕組みなので、これまでの転記作業の手間がなくなりそうです。また、勤怠管理も将来的にはシステム化したいです。今後もIT技術をうまく活用し、さらなる業務効率化を図っていこうと考えています。」（田中氏）